ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
El Banco
Popular es una sociedad anónima comercial de nacionalidad colombiana y su mayor
accionista es la Organización Luís Carlos Sarmiento Angulo LTDA.
ORGANIGRAMA BANCO
POPULAR
El Banco
Popular cuenta con una estructura organizacional conformada por unas
dependencias centralizadas que en su conjunto se denominan Casa Matriz con sede
en Bogotá,
DIVISIÓN
ADMINISTRATIVA DEL BANCO POPULAR POR ZONAS Y BANCAS
El
cubrimiento nacional del Banco está a cargo de las zonas y bancas que son las
dependencias descentralizadas a cargo de Gerentes de Zona o Gerentes de Banca quienes responden por la orientación y
desarrollo del Banco en su Jurisdicción y son los ejecutores de las Políticas y
programas emanados de la Casa Matriz, en especial, las del área comercial,
funciones que desarrollan a través de los gerentes de cuenta, de las Sucursales
y las Oficinas que conforman la “red de distribución” de los productos y
servicios que ofrece la Institución.
En la ciudad
de Bogotá se localizan y se manejan en tres grandes grupos:
1) Banca
Corporativa, Oficial y Consumo
2) Banca
Empresarial y Empresarial Mediana
3) Red de
Banco; cada una a cargo, del Vicepresidente Comercial ó de un asistente de la
Presidencia. Estos grupos reciben el apoyo del CEAC por ser de carácter
netamente comercial.
Dentro de la
llamada Banca Regional se encuentran oficinas del Banco ubicadas en los
departamentos de Cundinamarca, Casanare, Meta, Guaviare, Amazonas y una parte
del Departamento de Boyacá.
Las regiones
Norte, Sur y Noroccidental del país se encuentran segmentadas de una forma similar a la de Bogotá, se tiene un
Gerente de Banca que maneja las Bancas Oficial, Empresarial y Empresarial
Mediana, las que a su vez tienen a su cargo Gerentes de Cuenta y tienen el
apoyo de un “CEAC”. De otro lado, existe la Banca de Consumo y Red de Oficinas
y Regional que cuentan con gerentes de oficina.
La Región
Norte con sede en Barranquilla, tiene jurisdicción sobre los departamentos de
la Guajira, Atlántico, Bolívar, Magdalena, Valledupar, Cesar y San Andrés.
La Región
Noroccidental tiene sede en Medellín y cubre los departamentos de Antioquia,
Chocó, Córdoba y Caldas.
La Región Sur
con sede en Cali, cubre los Departamentos del Valle, Cauca, Putumayo, Nariño,
Risaralda y Quindío.
Finalmente
las zonas o regiones Oriental y Central se encuentran lideradas por
Gerentes de
Zona que tienen a su cargo Gerentes de Oficina.
La Región
Oriental, con sede en Bucaramanga, tiene a su cargo los Santanderes y Arauca y
la Región Central con sede en Ibagué, cubre los Departamentos d Tolima, Huila,
Caquetá y algunas ciudades de Cundinamarca y Boyacá.
Adicionalmente,
a nivel nacional funcionan cuatro (4) Oficinas Especializadas, dos
(2) en Bogotá
(Chico y Avenida de Las Américas) una en Medellín (El Poblado) y una en Cali
(Del Norte), las cuales atienden únicamente los negocios de los clientes de la
Banca Empresarial.
ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA
ESTRUCTURA
DE OFICINAS CLASE 1
ESTRUCTURA
DE OFICINAS CLASE 2
ESTRUCTURA
DE OFICINAS CLASE 3
ESTRUCTURA
DE OFICINAS CLASE 4
DOCUMENTACIÓN
DE LOS PROCESOS
Los procesos
del Sistema de Gestión de Calidad se documentan en función de los requisitos de
su cliente, de los legales o reglamentarios aplicables y de la naturaleza de
sus actividades y de su estrategia corporativa global. Estos documentos tienen
como inicio la Cadena de Valor Institucional y las Cadenas de Valor de los
productos certificados, Prestaya, Línea Verde y Cajeros Automáticos.
COMUNICACIÓN EN EL BANCO POPULAR
COMUNICACIÓN
INTERNA
La
comunicación interna se realiza por medio de boletines, pagina Web Interna “Enlace
Virtual”, correo electrónico, publicaciones en las diferentes áreas por medio de carteleras, videos (video
institucional o vídeo-revista) y revista.
a) Boletín
de Presidencia:
Emitido
exclusivamente por el Presidente del Banco, con el fin de comunicar políticas o
decisiones adoptadas, tanto por la Junta Directiva como por la Presidencia.
b) Boletín
Remisorio de Actualización de Manuales: Se utiliza
para informar las modificaciones de las normas, políticas o procesos de nivel 1
(procedimientos) incluidos en los manuales o remitir manuales originados por
primera vez.
c) Boletín
Extraordinario: Se origina ante la necesidad de dar
cumplimiento inmediato a una política o requerimiento de una entidad externa, o
comunicar una política interna o determinación urgente de la Presidencia o
Vicepresidencias.
d) Boletín
Informativo: Se utilizan para dar a conocer o recordar
información, referente a comunicación ya existente o cualquier otro tipo de
información que no requiere la actualización o adición de una nueva Norma,
Política o Proceso de Nivel 1 (procedimiento)
Página Web
Interna “Enlace Virtual”: Esta página tiene como objetivo facilitar
el acceso a la información del Banco de una manera ágil y en un tiempo
oportuno, generando así una verdadera sinergia, soportada en conocimiento de
las políticas, estrategias y programas desarrollados por la organización.
Adicionalmente, es el canal de entrada a los diversos aplicativos operacionales
y transaccionales y a los servicios virtuales que brinda la institución a sus
funcionarios.
Revista: Se divulga
bajo el nombre de “Avanzar”; es un medio de información para los empleados de
la Entidad y transmite información relacionada con novedades tecnológicas,
mecanismos de comunicación y procedimientos establecidos para el desarrollo de
diversas actividades entre otros.
Cuenta con
secciones tales como “Editorial”, “Actualidad Institucional”, “Capacitación y
Desarrollo”, “Salud Ocupacional”, “Crecer en familia, “Sociales y
Culturales”
y “Variedades y Reflexión”. Su circulación es trimestral.
Correo Electrónico: Este es otro importante medio de comunicación, a través del cual se envía y se recibe información acerca de reuniones, convocatoria a capacitaciones, informes y todo tipo de comunicación que permite desarrollar de forma ágil las labores del día a día. A la fecha todas las Oficinas y dependencias del Banco se encuentran conectadas a este útil y versátil sistema.
Videos: Se pueden
clasificar de dos clases. En primera instancia se cuenta con el conocido como
la Video Revista, es un medio institucional que permite de forma ágil,
enterar a todos los funcionarios del Banco sobre cambios, mejoras y notas de
interés en general relacionadas con el funcionamiento de la Institución.
Representa una forma un poco más cercana y amable de conocer el accionar de las
directivas de la Institución y el de funcionarios de regiones remotas, quienes
además aportan comentarios, explicaciones sobre proyectos, avances
institucionales o simplemente notas culturales y participativas de Oficinas
lejanas en distancia a la Casa Matriz. En segunda Instancia se tienen los
videos que difunden temas especiales o de interés puntual y que deben ser
conocidos por todos los funcionarios a nivel nacional.
MECANISMOS
DE COMUNICACIÓN EXTERNA CON LOS CLIENTES.
La
comunicación externa con los clientes se realiza por medio de publicidad en la
televisión, radio, por medio de los extractos, anexando catálogos de servicios
que ofrecen el Banco, folletos y carteleras en las diferentes oficinas y
programas a través del Call Center.
Las
personas que ofrecen los servicios deben
asegurarse de entender cada requisito del cliente y luego transmitirlo con
claridad al nivel operativo a fin de garantizar que se satisfaga por completo. Defensor
del Consumidor Financiero: Es un conciliador y mediador de los conflictos
generados en las relaciones bancarias y financieras de los clientes con el
Banco, actualmente esta figura es un servicio prestado por Laguado Giraldo –
Defensoría del Consumidor Financiero.
Es potestad
de la Asamblea General de Accionistas del Banco renovar o no el contrato con el
Defensor del Consumidor Financiero, no obstante, en todo caso se deben tomar
los servicios de otro Defensor del Consumidor Financiero.
Para atender
las comunicaciones entre el Banco y el Defensor del Consumidor Financiero en
los términos establecidos en el decreto y en la Ley se designó a la
Secretaria
General del Banco como intermediario encargado.
Página Web
del Banco: www.bancopopular.com.co.: En ella el
cliente del Banco y previa inscripción, podrá acceder a distintos servicios
entre los que se destacan los de información General, relacionados con la
Historia del Banco, sus filiales, las Oficinas, y otros (las relacionadas con
las líneas de negocio). Adicionalmente, se puede realizar a través de la página
transferencia de fondos, pago de impuestos, pago de servicios públicos, entre
otros.
Adicionalmente
a través de la Asistencia de Publicidad y Relaciones Públicas, se planea,
prepara y distribuye para los clientes y a través de las Oficinas, abundante
material (folletos, plegables y otras herramientas promociónales), conteniendo
información de los distintos productos y servicios.
Call
Center: Área que desarrolla campañas de ventas, telemercadeo, cobranzas y
servicio buscando que la integración del sistema de computación y telefonía
pueda potenciar labores tan importantes para la entidad como lo es la
adquisición, servicio y retención de clientes y cobranzas.
SAC: El SAC se
constituye a partir de la circular externa 015 de junio 30 de 2010, con el fin
de institucionalizar formalmente todos los elementos, directrices, estrategias,
procedimientos, comportamientos que se desprenden de nuestra cultura de
servicio y que, basados en los derechos, principios y obligaciones establecidos
en la Ley 1328 del 15 de julio de 2009 y demás normatividades nos compromete a:
Conocer y
gestionar las necesidades y expectativas de los clientes así como todas
aquellas situaciones que afecten o pongan en riesgo su adecuada atención en el
ofrecimiento de nuestros productos y servicios, así como el suministro de
información veraz, suficiente, clara y oportuna.
El SAC es
un proceso de mecanismo de comunicación entre el Banco y los clientes, con el
fin de conocer sus inconformidades (quejas y reclamos), para buscar la mejor
solución y satisfacción de los mismos. Con esta retroalimentación, el Banco
desea continuar optimizando sus procesos para brindar la mejor atención a sus
clientes y usuarios.
Para que
este proceso funcione se requiere de la concientización de todo el personal del
Banco, así como del registro de las quejas y reclamos en la herramienta
S.A.Q.R. “Sistema de Atención de Quejas y Reclamos”.
El proceso
Sistema de Atención al Consumidor Financiero está integrado por los siguientes
subprocesos: Administración del Sistema de Atención de Quejas y Reclamos, Nivel
de Satisfacción del Cliente y Reclamaciones Administrativas, los cuales se
describen a continuación:
Administración
del Sistema de Atención de Quejas y Reclamos
La Gerencia
de Servicio al Cliente es la designada como dueña de este subproceso, por lo
tanto, es el área encargada de administrar, controlar y supervisar las
solicitudes, quejas, reclamos y peticiones radicadas en el
Sistema de
Atención de Quejas y Reclamos, así como de generar las diferentes acciones
correctivas, preventivas y de mejora, que permitan el mejoramiento continuo de
aquellos procesos generadores de quejas y reclamos.
Nivel de
Satisfacción del Cliente
La
Asistencia de Servicio al Cliente es la dueña de este subproceso, el cual tiene
como objetivo conocer las percepciones, necesidades y expectativas de los
clientes a partir de un sistema de información de la calidad del servicio, con
el fin de enfocar y orientar los esfuerzos y planes de mejoramiento hacia el
cumplimiento y fortalecimiento de la estrategia de servicio de las 3 aes, como
nuestra promesa de valor así como diseñar e implementar programas y campañas de
educación financiera dirigidas a nuestros clientes actuales y potenciales y
usuarios, orientadas a facilitar el conocimiento, comprensión uso adecuado de
los productos y servicios del banco y sus costos además de sus derechos y
obligaciones para la toma de decisiones informadas
Reclamaciones
Administrativas
La
Asistencia de la Secretaria General es la responsable de este subproceso, el
cual tiene como objeto tramitar todas las reclamaciones y dar respuesta
completa y oportuna a las quejas y reclamos que presentan los clientes a través
de la Superintendencia Financiera de Colombia, Defensoría del Consumidor
Financiero, otras entidades oficiales y por derecho de petición, realizando la
gestión necesaria para implementar mejoras en los procesos que se originan
dichas reclamaciones.
MOTIVACION
ESCALAFÓN y CURVA DE
SALARIOS
Cuando
ocurra una vacante en un cargo sujeto a Escalafón, el Banco efectuará la
publicación correspondiente para que los interesados se inscriban y la llenará
de acuerdo con las normas que se mencionan a continuación:
a)
Mediante el traslado de trabajadores que ocupen cargos considerados de igual
nivel.
b)
Por ascenso de un trabajador cuyo cargo esté ubicado en el nivel inmediatamente
anterior a aquel donde se produce la vacante que cumpla con los requisitos del
cargo de acuerdo con los resultados que arroje la aplicación de factores y
puntajes que se mencionan más adelante.
c)
En caso de no haber trabajadores interesados en ser promovidos, o no existir
candidatos del nivel inmediatamente anterior, que cumplan con los requisitos
para cubrir la vacante, se escogerá entre los demás trabajadores de la
respectiva Unidad Administrativa, que llenen las condiciones. Con todo, si no
se encontrare con quien cubrir la vacante, por no existir un trabajador con los
requisitos exigidos, el Banco quedará en libertad para llenarla, privilegiando,
en lo posible, a personas que presten servicios al Banco con otra clase de
contratos y que llenen los requisitos. (Aprendices del Sena, Temporales).
En
todos los casos, deberá tenerse en cuenta una hoja de servicios satisfactoria.
Los ascensos se determinarán tomando en cuenta los siguientes factores:
a)
Antigüedad
b)
Experiencia
c)
Educación formal y capacitación
d)
Desempeño
Los
puntajes para cada factor serán los siguientes :
a)
Antigüedad 30 puntos
b)
Experiencia 10 puntos
c)
Educación formal y capacitación 20 puntos
d)
Desempeño 40 puntos
AUXILIO EDUCATIVO PARA HIJOS
DE EMPLEADOS
A
partir de la fecha de vigencia de la presente convención colectiva de trabajo
el Banco Popular reconocerá a los trabajadores, para coadyuvar a la educación
de sus hijos que adelanten estudios en primaria o secundaria, las sumas
siguientes, a título de Auxilio Educativo:
Para
el primer año de vigencia:
a)
Para empleados con un sólo hijo la suma de NOVECIENTOS CINCUENTA Y CUATRO MIL
SEISCIENTOS CINCUENTA Y TRES PESOS M,CTE. ($954.653.oo)
b)
Para empleados con dos o más hijos, el ochenta y cinco por ciento (85%) de la
suma anterior, adicional por cada uno.
Para
el segundo año de vigencia:
a)
Para empleados con un sólo hijo la cantidad del literal “a” establecida para el
primer año de vigencia se incrementará en un porcentaje equivalente al Indice
de Precios al Consumidor certificado por el DANE para el año más uno punto
cincuenta y cinco (IPC+1.55)
b)
Para empleados con dos o más hijos, el ochenta y cinco por ciento (85%) de la
suma anterior, adicional por cada uno.
Para
el tercer año de vigencia:
a)
Para empleados con un sólo hijo la cantidad del literal “a” establecida para el
segundo año de vigencia esta suma se incrementará en un porcentaje equivalente
al Indice de Precios al Consumidor certificado por el DANE para el año más dos
(IPC+2)
b)
Para empleados con dos o más hijos, el ochenta y cinco por ciento (85%) de la
suma anterior, adicional por cada uno.
Auxilio Educativo para hijos
universitarios
a)
Para el primer año de vigencia de la presente Convención Colectiva, el monto
total del Fondo será la suma de TRESCIENTOS CINCUENTA MILLONES TREINTA Y NUEVE
MIL QUINIENTOS CUARENTA Y TRES PESOS M.CTE.($350.039.543.oo)
b)
Para el segundo año de vigencia de la presente Convención Colectiva, el Fondo
anterior se incrementará en un porcentaje equivalente al Indice de Precios al
Consumidor certificado por el DANE para el año más uno punto cincuenta y cinco
(IPC+1.55)
c)
Para el tercer año de vigencia de la presente Convención Colectiva, el Fondo
anterior se incrementará en un porcentaje equivalente al Índice de Precios al
Consumidor certificado por el DANE para el año más dos (IPC+2).
AUXILIO EDUCATIVO PARA
EMPLEADOS
A
partir de la fecha de vigencia de la presente Convención Colectiva de Trabajo,
el Banco Popular reconocerá a sus trabajadores, que estén adelantando estudios
a nivel técnico, secundario o universitario, las sumas siguientes, a título de
auxilio educativo:
a) En
el primer año de vigencia:
Se
reconocerá como auxilio mínimo por una vez en el año el valor de SETECIENTOS
SESENTA Y TRES MIL SETECIENTOS VEINTIDOS PESOS MCTE ($763.722.oo) y hasta el
máximo de UN MILLON SETECIENTOS SESENTA Y SEIS MIL CIENTO NUEVE PESOS MCTE.
($1.766.109.oo) el valor de la matrícula.
Si
el monto anual de la matrícula educativa es superior a la suma máxima
anteriormente señalada, se reconocerá como auxilio este valor.
b) En
el segundo año de vigencia:
El
auxilio mencionado en el literal “a” de este artículo se incrementará en un
porcentaje equivalente al Indice de Precios al Consumidor certificado por el
DANE para el año más uno punto cincuenta
y cinco (IPC+1.55)
Si
el monto anual de la matrícula educativa es superior a la suma máxima
anteriormente señalada aplicando el correspondiente incremento, se reconocerá
como auxilio este valor.
c) En
el tercer año de vigencia:
El
auxilio mencionado en el literal “b” de este artículo se incrementará en un
porcentaje equivalente al Indice de Precios al Consumidor certificado por el
DANE para el año 2013 más dos (IPC+2). Si el monto anual de la matrícula
educativa es superior a la suma máxima anteriormente señalada aplicando el
correspondiente incremento, se reconocerá como auxilio este valor.
MANEJO DEL CONFLICTO
Conflictos
de interés de los empleados:
Son
aquellas situaciones por las cuales los empleados, en ejercicio de sus
funciones, pueden llegar a ver enfrentados los intereses propios con los de la
sociedad, el Banco, clientes, terceros u otros empleados, en razón de las
obligaciones legales o contractuales que les corresponden.
También se
considera conflicto de interés, cuando los empleados se aprovechan
inapropiadamente y en forma personal de las oportunidades de negocios.
Conflictos
de interés institucionales:
A título enunciativo más no taxativo, se detallan algunas situaciones que pueden generar conflictos de
interés institucional:
Realizar
operaciones activas de crédito con la persona natural o jurídica que llegue a
adquirir o poseer una participación superior o igual al diez por ciento (10%)
de su capital, durante el término de un año contado a partir de la fecha en que
el hecho se produzca.
El Banco no
podrá permitir que las filiales de servicios financieros o filiales sociedades
comisionistas de bolsa, adquieran sus acciones, ni títulos emitidos, avalados,
aceptados o cuya emisión sea administrada por ella.
En sus
relaciones con sus filiales de servicios financieros o filiales sociedades
comisionistas de bolsa, el Banco no podrá adquirir activos a ningún título,
salvo que busquen facilitar la liquidación de la filial.
No podrá
efectuar operaciones activas de crédito, cuando se trate de sociedades
fiduciarias, comisionistas de bolsa, y administradoras de fondos de pensiones y
cesantías, salvo que se trate de sobrecanjes que sean cubiertos al día
siguiente de realizada la operación, o en los casos específicos que autorice el
Gobierno Nacional.
Las
relaciones entre Banco y filiales deberán observar lo dispuesto en el Artículo
119 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero. Así mismo, lo relacionado con
las restricciones a las operaciones realizadas entre la matriz y sus filiales,
que en materia de conflicto de interés se establece en el Numeral III de la
mencionada disposición, así:
Conflictos
de interés de empleados:
A título
enunciativo más no taxativo, se detallan algunas situaciones que pueden generar
conflictos de interés para los empleados:
Cuando
busca beneficio personal y no el del Banco en operaciones que se efectúen en
desarrollo del objeto social del mismo, cuando se usa la información
privilegiada, o cuando se abstiene de realizar su mayor esfuerzo en beneficio
del Banco.
Cuando
utiliza anormalmente los recursos del Banco en beneficio propio, de los
negocios, del cliente, usuario, beneficiario o de terceros.
En el caso
del autocontrato, es decir, cuando el representante del Banco concluye consigo
mismo actos jurídicos para el Banco y en su propio nombre o tiene vínculos de
afinidad o civiles.
Cuando
compre o venda en su propio nombre bienes que le hayan encargado vender o
comprar respectivamente.
En todo
caso, el conflicto de intereses puede surgir en cualquier tipo de operación en
donde coexistan intereses opuestos, lo que implica para el empleado actuar de
buena fe, con lealtad, transparencia, seguridad y en beneficio del Banco.
Cuando se
trabaja o se ayuda a otro Banco, sin el consentimiento de la Presidencia del
Banco. Los empleados no pueden ser empleados, asesores, agentes, propietarios o
directivos de entidades competidoras del Banco.
Aceptar
cualquier pago o soborno de proveedores, personas vinculadas, clientes,
usuarios o beneficiarios del Banco.
Resolución
de Conflictos de Interés
Todo
empleado del Banco en ejercicio de sus funciones, deberá abstenerse de realizar
cualquier operación que se encuentre o que pueda ser catalogada como un
conflicto de interés.
En caso de
duda, deberá abstenerse de efectuar la operación e informar de inmediato al
funcionario u órgano social que sea su instancia jerárquica inmediatamente
superior, quien determinará si existe o no un conflicto de interés,
fundamentándose en los criterios que más adelante se enumeran.
VINCULO: Tendrá en
cuenta el vínculo o relación que el presunto afectado por el conflicto de
interés tiene con el cliente, empleado, usuario o beneficiario, con base en los
siguientes aspectos:
✦ Consanguinidad.
✦ Amistad.
✦ Sociedad conyugal o patrimonial
entre compañeros permanentes.
✦ Afinidad.
✦ Enemistad.
✦ Parentesco civil.
✦ Sociedad.
Descubrimiento:
Tendrá en cuenta si el conocimiento de la ocurrencia del conflicto
se dio por solicitud directa por parte
del interesado, por información de alguna persona o autoridad, por
investigación oficiosa de alguna dependencia del Banco o simplemente por el
azar.
Concepto
jurídico: Podrá solicitar concepto jurídico a la Gerencia Jurídica del
Banco, con el fin de establecer si existe o no prohibición legal o
reglamentaria para efectuar la operación.
El superior
jerárquico deberá comunicar su decisión a la Gerencia de Relaciones Humanas,
área que llevará un registro de todas las decisiones tomadas en el Banco
mediante las cuales se resuelvan conflicto de interés.
